Minőségirányítás és humánpolitika

Minden, az MSZ EN ISO 9001, 9002 és 9003:1996 szabvány szerint tanúsított szervezetnek legkésőbb 2003. december 31-ig az MSZ EN ISO 9001:2001 szabvány előírásainak megfelelően kell tanúsíttatnia a minőségbiztosítási rendszerét, illetve – az új szabvány szerinti megnevezéssel – minőségirányítási rendszerét.

A szabványban meghatározott követelmények általánosak – a szervezetek méretétől, típusától és az általuk előállított termékfajtáktól függetlenül. A termékfajta kifejezés ebben az értelemben természetesen szolgáltatást is jelenthet.

Az alkalmazhatatlan követelmények kizárása

Az eddigi három szabvány előírásait az új szabvány egyetlen egységes szerkezetben foglalja össze. Ennek megfelelően – amennyiben a szabvány bármely követelménye a szervezetre és annak termékére fogva nem alkalmazható – lehetőség nyílik az alkalmazhatatlan követelmények kizárására.

A kizárás feltételei

Lényeges azonban, hogy a lehetséges kizárások csak a szabványnak a termék előállítására vonatkozó 7. fejezetében szereplő követelményekre vonatkozhatnak, és csak akkor, ha ezek a kizárások nem befolyásolják a szervezet képességét és felelősségét abban a vonatkozásban, hogy a vevő számára a jogszabályok követelményeinek megfelelő terméket szolgáltasson.

Az erőforrások biztosítása

Egy szervezet fejlődésének alapvető célja a minőség. Jelentős és átfogó minőségjavítást csak a munkában részt vevő valamennyi munkatárs segítségével és aktív közreműködésével lehet elérni. Ebből adódóan a minőségirányítási rendszer általános követelményei szerint a szervezetnek gondoskodnia kell arról, hogy rendelkezésre álljanak azok az erőforrások, amelyek a rendszer folyamatainak működéséhez és figyelemmel kísérésének támogatásához szükségesek.

Mivel az új szabvány 6. pontja (Gazdálkodás az erőforrásokkal) foglalkozik a vállalkozások humán erőforrásaival, láthatjuk, hogy ennek kizárására a minőségirányítási rendszer bevezetése során semmiképpen sincs lehetőség. Ezért a minőségbiztosítási eljárás kidolgozása szükséges annak érdekében, hogy a szervezet munkatársainak alkalmazási feltételeivel, a képzési, továbbképzési módszerekkel kapcsolatos szabályokat rögzítsék abból a célból, hogy a munkavégzéshez megfelelő képzettségű dolgozók álljanak rendelkezésre.

Az erőforrás-szükségletek meghatározása

A rendszeres – de legalább évente egyszer elvégzendő – vezetőségi átvizsgálásnak ki kell terjednie az erőforrás-szükségletek meghatározására is.

A vevők megelégedettségének fokozásához és a minőségirányítási rendszer bevezetéséhez, fenntartásához, illetve fejlesztéséhez szükséges erőforrásokat a szabvány két fő csoportra, az emberi erőforrásokra és az infrastruktúrára osztja.

A képzés szükségessége

Az általános útmutatás szerint azoknak a munkatársaknak, akiknek a munkája befolyásolja a szervezet által előállított termék minőségét, felkészülteknek kell lenniük készségük és gyakorlatuk alapján, illetve a megfelelő képzés és oktatás segítségével.

A felkészültségi szint meghatározása

A fentiek elérése érdekében a szervezeteknek meg kell határozniuk az említett munkatársak szükséges felkészültségi szintjét, ami jelentheti a szakmai képzettség mellett a megfelelő gyakorlottságot, az adott munkafeladat eredményes ellátásához szükséges tapasztalat előírását is. Ebből a célból érdemes egy "Alkalmazási követelmények" megnevezésű dokumentumot is készíteni, feltüntetve benne a kiemelt fontosságú munkaköröket, az azok betöltéséhez szükséges iskolai végzettséget, szakmai gyakorlatot, illetve szükség szerint egyéb követelményeket.

Feladat- és felelősségmeghatározás

Egyebek mellett ahhoz, hogy a követelmények egyértelműen megállapíthatóak legyenek, szükséges az egyes munkatársak feladatainak, az általuk betöltött munkakör alá- és fölérendeltségi viszonyainak, hatáskörének és felelősségének stb. pontos megállapítása, vagyis a munkaköri leírás elkészítése. A munkaköri leírásból mind a munkavállalónak, mind az adott vállalkozás munkaügyért felelős területének rendelkeznie kell egy-egy példánnyal.

Képzési formák

A fentieken kívül a termelési technológiák fejlődése, új módszerek megjelenése, minőségügyi alkotástechnikák, statisztikai módszerek alkalmazása, szerződéses követelmények, vevői igények tehetik szükségessé a képzéseket.

Belső és külső képzések

A képzések lehetnek saját szakemberek által végzett belső képzések, illetve abban az esetben, amikor a képzési igények meghaladják a szervezet saját szakértőinek felkészültségét, olyan külső oktatási vagy tanácsadó cég szolgáltatásait kell igénybe venni, amely rendelkezik a szükséges elméleti és gyakorlati ismerettel, oktatási anyaggal, felkészített előadókkal.

Konferenciák, kiállítások, vásárok

Mindezek mellett biztosítani kell a munkatársak számára a szakmai konferenciákon, kiállításokon és vásárokon való részvételt is.

Képzések a szervezet hierarchiája szerint

Végül megemlítjük, hogy egy-egy szervezeten belül igen eredményesek lehetnek azok a képzések is, amelyeken a szervezeti hierarchia valamennyi szintjének képviselője jelen van. Ebben az esetben a különböző szervezeti szintek közötti munkakapcsolatok javítása is hangsúlyt kap. Fő cél ilyenkor a különböző csoportok közötti együttműködés serkentése.

A képzési terv tartalma

Az egyes szakmai területek igényeinek megfelelően célszerű úgynevezett éves képzési terv összeállítása, amely tartalmazza

– a képzés megnevezését,

– helyét és időpontját,

– a képzést tartó megnevezését, valamint

– a képzésben részt vevők nevét, illetve

– szükség esetén további megjegyzéseket.

Auditorok felkészítése

A minőségügyi képzési tevékenységek sorában kiemelten kell kezelni a belső minőségügyi auditorok felkészítését. A belső minőségügyi auditot végzők között kell lennie olyan személynek, aki külső szakértő által tanúsított belső auditori képzettséggel rendelkezik. Az esetleges további felülvizsgálók oktatása – amennyiben szükséges – képzett belső auditorok által tartott belső képzés útján is megvalósítható.

Vizsgálat és értékelés

Szükséges emellett a képzési tevékenységek eredményességének vizsgálata és kiértékelése is. Erre külső képzések esetén lehetőség van például a megszerzett képesítés tanúsításával, belső képzéseknél pedig például vizsgáztatással, a képzés során, illetve utána történő visszakérdezésekkel stb.

A motiváció szerepe

A szervezet munkatársaiban tudatosítani kell a minőség iránti elkötelezettséget, szerepüket a minőségirányítási rendszerben és munkájuk fontosságát a kibocsátott termék minőségét illetően. Az ismeretek, jártasságok és készségek kibontakoztatása erőforrást jelent a szervezet számára. A vállalkozások és ugyanakkor az egyén alapvető érdeke is, hogy motiválttá váljon: a munkatársak örömmel tegyék azt, ami a feladatuk, elégedettek legyenek azzal, amit tesznek, és ez újabb erőfeszítésekre, alkotó tevékenységre serkentse őket.

Bár több motivációs elmélet is létezik, leegyszerűsítve azt mondhatjuk, hogy motiválttá tehető egy ember, ha azt csinálja, amit tud és szeret, és olyan támogatást, ösztönzést és elismerést kap, amire szüksége van; és végül, ha olyan kedvező pszichológiai légkörben és olyan belső viszonyok között végezheti feladatait, ahol az egyén és a csoport kölcsönhatásában a személy jól érzi magát, azonosul a vállalkozás érték- és normarendszerével, a közösséghez tartozónak érzi magát.

Dokumentumkezelés

Mint minden, a minőségirányítási rendszerrel összefüggően keletkezett adatot, feljegyzést és dokumentumot, a fentiekben vázolt tevékenységekkel összefüggően keletkezetteket is a személyzeti munka során a szabvány 4.2. Dokumentálás fejezete követelményeinek megfelelően kell kezelni.

A dokumentum formája

Az említett fejezet előírásai szerint az elkészült dokumentáció bármilyen alakú vagy típusú adathordozón megjelenhet, vagyis készülhet például elektronikus formában is.

Ellenőrzés, azonosítás, visszakereshetőség

A személyzeti munkával kapcsolatos dokumentumokat ellenőrzés alatt kell tartani. A feljegyzések a dokumentumok sajátos típusát képezik, azoknak olvashatónak, emellett könnyen azonosíthatók kell maradniuk. Gondot kell fordítani arra is, hogy utólag a feljegyzések kikereshetők legyenek.

Dokumentált minőségügyi eljárás bevezetése

A szabvány előírásai szerint dokumentált minőségügyi eljárást kell bevezetni a feljegyzések azonosításának, tárolásának, védelmének, kikeresésének, megőrzési idejének és selejtezésének szabályozására.

Természetesen a kidolgozott eljárásnak alkalmazkodnia kell a szervezet sajátosságaihoz, annak megfelelően, hogy milyen a szervezet nagysága, tevékenységének típusa. Figyelembe kell venni a folyamatok bonyolultságát és a kölcsönhatásokat, valamint a szervezet munkatársainak felkészültségét is.