A modern fejvadászcégek már idehaza is alkalmazzák az internetes pályázatkiírásokat, a háló segítségével bővítik munkaerő-kínálatukat. Komoly verseny folyik a jó szakemberekért, annak ellenére, hogy egy-egy álláshelyre számosan jelentkeznek. Mindemellett a munkaadóknak gyorsan kell dönteniük, hogy a konkurencia elől megszerezhessék a legjobb jelentkezőket. A legkeresettebb szakmákban egy önéletrajz átlagosan mindössze 72 óráig "szabad préda", ennyi idő alatt valahol lecsap rá valamelyik munkaadó. Ilyen gyors reagálás csak a legújabb ATS (applicant tracking system – jelentkezőket követő) rendszerek segítségével lehetséges.
A legnagyobb gondot valamennyi HR-szakember számára a jelentkezések begyűjtése és azok értékelése jelenti. Bár egyre nő azoknak az életrajzoknak a száma, melyek valamilyen álláshirdető on-line kérdőív kitöltésével vagy e-mailen keresztül jutnak el a munkaadóhoz – vagyis alkalmasak számítástechnikai eszközökkel történő kezelésre -, változatlanul számolni kell más formátumokkal is. Épp ezért vannak már olyan ATS-rendszerek, amelyek a csatolt MS World fájlokat automatikusan felismerik, és az ott talált információkat az adatbázis számára használható formában feltérképezik. Mindezt ráadásul néhány perc alatt megteszik, felhasználói beavatkozás nélkül.
Szabványos formák
Mindennek azonban előzetes feltétele, hogy már maguk az álláshirdetések is megfelelő formátumban, jól körülírt kategóriák egyértelmű meghatározásával jelenjenek meg. Ehhez az álláshirdetés formátuma a kiindulópont: ma már – a papírmentes iroda megvalósítása jegyében született – valamilyen előre meghatározott sablon segítségével készíthetők el az álláshirdetések.
Az ATS-rendszerek egyik legfontosabb funkciója a meghirdetett kritériumoknak megfelelő valamennyi jelentkező összegyűjtése, illetve az interjúra behívandó személyek kiválogatása. Míg egyes rendszerekben a kiválasztás végső fázisát manuálisan végzik el, akadnak olyan ATS-programok is, ahol az egész keresés-felvétel folyamat egyetlen gombnyomással végezhető el.
Az ilyen rendszerprogramok iránti keresletet jelzi az International Data Corporation (IDC) felmérése: e szerint e szoftverek forgalma csak az USA-ban, 2000-ben meghaladta az 1 milliárd dollárt, s jövőre 4 milliárdos kereslettel számolnak.
A humánerőforrás-gazdálkodás másik nagy gondja a személyzeti információk tárolása, kezelése: a vezetők a személyi kartonok, kimutatások gyártása helyett mindinkább a kvalifikált munkaerő megszerzésére, képzésére és megtartására kívánnak koncentrálni. Ezért az információ kezelésének nyitottabb, mégis szigorúan szabályozott módozatai terjednek el. Ehhez az is hozzájárul, hogy a munkahelyi szervezet is átalakulóban van. A hagyományos, hierarchikus szervezetek helyett pókhálószerű struktúrák jöttek létre, ahol a dolgozók kisméretű, független, innovatív csapatokban dolgoznak. A hierarchikus szervezetek lebomlásával alapvetően megváltozott a munkavállalók és a munkaadók kapcsolata is. A "biztos állás", a folyamatos foglalkoztatottság ígérete ugyanúgy a semmivé lesz, mint a munkahellyel szembeni korlátlan lojalitás.
Megváltozott szerepkörben
Az új helyzetben természetesen megváltozott a személyzeti (HR) munka szerepe is. A HR-részleg a korábbi, bürokratikus "papírgyárból" (jobb esetben szolgáltatóirodából) fokozatosan a hálózatba szerveződött munkacsapatok és a külső beszállítók közti koordinátorrá alakul át. Az újfajta HR-tevékenység elképzelhetetlen magas szintű gépesítés nélkül. Így tehát elfelejthető a HR-osztályról korábban kialakított felfogás, a személyzetis munkatársak többé nem formanyomtatványok, személyi kartonok és kimutatások gyártásával foglalkoznak. A HR-munka középpontjában a munkaerő elemzése és a vállalat humántőkéjének stratégiai kezelése áll. Mindez elképzelhetetlen megfelelő informatikai támogatás nélkül. Ehhez a HR-koordinátorok olyan eszközöket kaptak a kezükbe, amelyek segítségével többek között hatékonyan megtervezhetik egy teljes vállalat bérezési-juttatási rendszerét (a bérezési rendszer, a munkajogi előírások előre beépíthetők a programba, ami rengeteg rutinmunkától mentesíti őket). Az új eszközök hatékonyabbá teszik a munkaerő-toborzást is. A modern HRMS (human resource management system – emberierőforrás-menedzsment rendszer) lehetővé teszi, hogy a vezetők és a dolgozók közvetítő igénybevétele nélkül, "önkiszolgáló" módon férjenek hozzá a számukra fontos információkhoz. A vezetők egyebek mellett saját számítógépükről nyomon követhetik az egyes dolgozók adatait, a különböző munkaügyi jelentéseket, a betöltendő állásokra pályázók anyagait, és más hasonló tudnivalókat. De legalább ilyen fontos a dolgozók önkiszolgáló ellátása személyzeti-munkaügyi információkkal. A legfejlettebb ERM (employee retationship management – munkavállalóikapcsolat-menedzsment) rendszerek alkalmazása a dolgozót mentesíti az ügyintézés fáradalmaitól, miközben a személyzeti osztályról is leveszi a direkt ügyfélkezelés terheit.
A számítógépes rendszerben számtalan adatkezelési funkció működik:
Időmenedzselés. Elektronikus "jelenléti ív" a munkában töltött idő, a túlórák és a tervezett munkák nyilvántartására.
Fizetés. A teljes fizetéstörténet nyomon követése, jövedelemigazolás generálása.
A vállalati juttatások követése, nyilvántartása.
Szolgálati utak. Az utazással kapcsolatos teljes körű ügyintézés (menetjegy- és szállásfoglalás is), az elszámolással járó adminisztráció.
Szabadság nyilvántartása.
Nyugdíjpénztár. Belépés, a nyugdíjalap tevékenységének és az egyéni folyószámla alakulásának nyomon követése.
Oktatási programok. A lehetséges oktatási programok bemutatása, on-line jelentkezés.
Természetesen az ilyen teljes körű nagyrendszerek mögött már egy komoly intranetet, vagyis belső informatikai hálózatot kell sejtenünk. A nagyvállalati struktúrák működése szinte elképzelhetetlen e nélkül. Kisebb igényű közép- és kisvállalati megoldások is léteznek ma már, s mert a modulok rendszerben építhetők fel, akár egyes funkciók alkalmazása is lehetséges.
Tény azonban, hogy a hazai vállalatok számítástechnikai ellátottsága és az eszközök használata még sok kívánnivalót hagy maga után. Míg a nagyobb vállalkozások a humánpolitika terén is előszeretettel alkalmazzák a modern szoftvereket, addig a többséget jelentő kis-, illetve középvállalkozások még mindig a papíralapú feldolgozást részesítik előnyben.
Számítógép a cégeknélA hazai számítógép- és internethasználat jelentősen elmarad a fejlett európai országokétól. Ám Magyarország pozíciója a kelet-közép-európai régióban sem mondható kedvezőnek. A teljes népességhez viszonyított hazai számítógép-ellátottság – az ezredfordulós adatok szerint – mindössze 7,3 százalék volt, míg Szlovéniában ez az arány 25,1 százalék, Észtországban 13,5, Csehországban pedig 10,7 százalék volt. Internethasználatban is – Lengyelországgal nagyjából hasonló szinten – a kelet-közép-európai országok középmezőnyében, sőt inkább a harmadik harmadában kullog. Más források szerint azonban Magyarország a kelet-közép-európai országok csoportjában – Szlovénia és Észtország mellett – a legjobbak között van az e-businessre való felkészültség terén. A McConnell International piackutató cég felmérése szerint Magyarország "e-készsége", a fizikai és a szellemi felkészültsége Észtország után a második helyen áll a régióban. Magyarországot az helyezi ebben a rangsorban Szlovénia, Lengyelország és Litvánia elé, hogy az informatika fejlesztésével és alkalmazásával kapcsolatos humántőke-ellátottsága némileg jobb, mint a többi országé. Készült idehaza is egy felmérés a kereskedelmi kamarák segítségével. Ez ugyan nem reprezentatív (1100 vállalat töltötte ki a kérdőíveket), de adatai mégis jellemzőek. Eszerint a közepes és nagyvállalatok komputerellátottsága megközelíti a nemzetközi átlagot, a kisvállalatok számítógép-ellátottsága azonban lényegesen rosszabb. Különösen nagy az elmaradás az internet-hozzáférés és -használat terén. A felmérésben részt vevő cégek 87,2 százaléka rendelkezett számítógéppel, ezen belül az 50 főnél többet foglalkoztató cégeknek szinte mindegyike. A mikro- és kisvállalatok mintegy háromnegyedének volt számítógépe. A számítógéppel nem rendelkező cégek jellemzően maximum 4-5 fős kereskedelmi, építőipari, lakossági szolgáltatási vagy vendéglátó-ipari vállalkozások. A magyarországi géppark átlagos életkora 2,8 év, ami azt jelzi, hogy a cégek átlagosan 3 évente cserélik le eszközeiket. Ez viszonylag lassúnak mondható. A számítógépek ma még korlátozott használatát jelzi, hogy a cégek jelentős része csak szövegszerkesztésre használja azokat, s még a közepes méretű cégeknél sem feltétlenül jellemző a raktárkészlet-nyilvántartás vagy a könyvelés számítógépesítettsége. Az alkalmazottak mintegy egynegyede használ munkája során számítógépet, a szellemi foglalkoztatottaknak viszont a 90 százaléka. Az EU-országokban a foglalkoztatottak mintegy 45 százaléka használt komputert 2000-ben munkája során. Az észak-európai országokban az átlag 70-80 százalék között mozog, a görög (25,3 százalék), a portugál (30,7 százalék) és a spanyol (32,9 százalék) adatok viszont jóval alacsonyabbak, mint az átlag. A vállalatok 65 százaléka rendelkezik internetkapcsolattal: a nagyvállalatok közül valamennyi, a mikrovállalkozásoknak pedig 43 százaléka internet-előfizető. Az alkalmazottak 8,7 százalékának van internet-hozzáférése: a szellemi dolgozók esetében ez az arány körülbelül egyharmad. |
