A társaságok tisztségviselői, személyesen közreműködő tagjai és alkalmazottai a cég székhelyén kívül, belföldön vagy külföldön is végezhetnek – hosszabb-rövidebb ideig – munkát. A hivatali, üzleti utazás során felmerült költségek elszámolására és megtérítésére mind a személyijövedelemadó-, mind a társaságiadó-törvény különböző korlátokat állít fel.
A belföldi kiküldetés
Belföldi üzleti utazás során a cégnek az étkezési, az utazási, ha pedig a kiküldetés több napig tart – a szállásköltségek elszámolásával, megtérítésével kell számolnia.
Élelmezésiköltség-térítés (belföldi napidíj)
A belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő dolgozónak adható napidíj összegét a jelenleg hatályos 23/1989. (III. 12.) MT rendelet napi 110 Ft-ban határozza meg. A napidíj összege a magánszemély nem önálló tevékenységből származó jövedelemének tekinthető. Az élelmezésiköltség-térítés a személyesen közreműködő tagoknál és a választott tisztségviselőknél ugyancsak igazolás nélkül elszámolható költségnek minősül, azzal az eltéréssel, hogy a költségtérítésnek ebben az esetben jövedelemtartalma nincs. A jogszabályban meghatározott mértéket meghaladó összegű napidíj akkor is adóköteles jövedelem, ha a felmerült költségeket a kiküldött étkezési számlával igazolja. A munkáltató által az alkalmazottnak juttatott, költségnek nem tekinthető díj bérjövedelemnek számít. A kifizető egyéb jövedelemnek minősülő juttatása után pedig 40 százalék adóelőleget kell a magánszemélytől levonni.
A társaságiadó-törvény – a jövedelemadó-törvénnyel összhangban – lehetőséget ad az igazolás nélkül elismert juttatás költségkénti elszámolására, ha azok bizonyíthatóan a társaság vállalkozási tevékenysége érdekében merültek fel. Ellenkező esetben, azaz ha a belföldi kiküldetés nem tekinthető hivatali, üzleti célú utazásnak, a napidíj összegével az adózás előtti eredményt növelni kell.
Szállás
Belföldi kiküldetés alkalmával a kiküldött munkásszállóban vagy szállodában szállásolható el. Ez utóbbi esetben elengedhetetlenül fontos azonban, hogy az ott éjszakázó dolgozó, tag vagy tisztségviselő a kiküldő cég nevére szóló szállodai számlát kérjen. A számla átadása ellenében kifizetett összeg a magánszemélynél nem jelent bevételt – mivel a társaság a gazdasági tevékenységével kapcsolatban megelőlegezett költséget térítette meg -, így adózni sem kell utána. Hasonló adójogi megítélés alá esik az az eset is, amikor a cég közvetlenül – a magánszemély bevonása nélkül – maga finanszírozza a szállásdíjat.
A társaság tulajdonában lévő vagy általa bérelt munkásszálláson történő elhelyezés adómentes természetbeni juttatás, a mentesség azonban kizárólag a társasággal kapcsolt vállalkozási viszonyban nem lévő magánszemélyekre terjed ki. Törvényi rendelkezések alapján munkásszállónak az a szálláshely tekinthető, amely lakóhelyiségenként egynél több, a kifizetővel munkaviszonyban lévő olyan magánszemély elhelyezésére szolgál, akinek nincs lakóhelye azon a településen, ahol a munkahely található.
Ha a dolgozó, tag vagy társasági tisztségviselő utazásáról megállapítható, hogy annak célja csak látszólagosan hivatali, mivel a belföldi kiküldetés nem a társaság gazdasági tevékenységét szolgálja, a szálláshely biztosítása, a szállás díja adóköteles természetbeni juttatásnak tekintendő. Ezek az adóköteles költségek a hozzájuk kapcsolódó 44 százalékos adóteherrel a társaságiadó-alap korrekciója nélkül elszámolhatók.
Utazás
Belföldi kiküldetésre vonattal, távolsági buszjárattal, saját tulajdonban lévő gépkocsival vagy a cég tulajdonában lévő autóval utazhat a kiküldött. A vonat-, buszköltséget a társaság a leadott menetjegy alapján térítheti meg, a költségtérítés ilyenkor a kiküldöttnél nem keletkeztet bevételt. A vállalkozás az utazási költséget adózási konzekvencia nélkül vonhatja le, ha a kiküldetés hivatali, üzleti célja kétséget kizáróan bizonyítható. Ellenkező esetben a költségtérítés személyes célú természetbeni juttatásnak tekinthető, amely 44 százalékos adókulccsal adózik.
A saját tulajdonban lévő gépjármű üzleti célú használatáért a cég – anyagi erejétől függően – költségtérítést fizethet. Az autóhasználat címén kapott költségtérítéssel szemben útnyilvántartás alapján az üzemanyagnorma és az APEH által közzétett üzemanyagár alapján számított, vagy a számla szerinti költség, továbbá a fenntartási, javítási kiadások igazolt öszszege számolható el a hivatali utazás arányában. Az utóbbi költségek tételes – magáncélú használattal arányosított – elszámolása helyett alkalmazható a 3 Ft/km normaátalány is. A költségelszámolás bizonylata – főszabályként – az útnyilvántartás, benzinszámlára kizárólag akkor van szükség, ha a magánszemély nem az APEH által közzétett üzemanyagárral számol. Ugyanezeket az elszámolási szabályokat kell alkalmazni akkor is, ha a társaság a belföldi kiküldetéssel kapcsolatos utazások költségeit nem esetenként, hanem havi átalány formájában téríti meg.
A munkáltató, kifizető az utazási költségek megtérítése előtt köteles a magánszemély nyilatkozatát beszerezni. A költségnyilatkozat akkor jut jogi jelentőséghez, ha a kiküldetéssel kapcsolatban adott térítés a jogszabályi mértéket meghaladja. Ilyenkor ugyanis az igazolás nélkül elszámolható, vagy a magánszemély nyilatkozatában szereplő összeget meghaladó költség adóelőleg-levonás alapját képezi. Az adóelőleg mértéke 40 százalék. Amennyiben a költségtérítést munkavállalónak fizetik, a munkaviszonyból származó nem rendszeres jövedelemre vonatkozó szabályok szerint kell az adóelőleget megállapítani. Nincs szükség költségnyilatkozatra és útnyilvántartásra, ha a munkáltató belföldi hivatalos kiküldetési rendelvény alapján fizet az alkalmazottnak az alábbiak szerint:
- fenntartási, javítási költségként a rendelvényben meghatározott kilométer-távolságra számított 3 forint költségátalányt,
- üzemanyagköltségként a norma szerinti üzemanyag-felhasználást az APEH által közzétett üzemanyagárral számolva.
A cég tulajdonában álló autó használatával felmerülő költségeket a társaság a számviteli törvény szabályai szerint számolhatja el. Az adótörvény kizárólag az üzemanyag elszámolására állít fel korlátokat. Ha a kifizető tulajdonában lévő gépkocsira – számlák alapján – elszámolt üzemanyag-mennyiség meghaladja az üzemanyag-fogyasztási norma, a gépjármű által futott kilométer és a számlák alapján meghatározott üzemanyagár figyelembevételével számított összeget, a fizetett térítés a magánszemélynél természetbeni juttatásként jelentkezik, és 44 százalékos kulccsal adózik. Az adó alapját az év első és utolsó napján rögzített kilométeróra-állás alapján kell kiszámítani, és a következő év február 12-éig kell megfizetni.
A cégautóadó megtérítésének kérdése kizárólag akkor merül fel, ha a belföldi utazás nem a társaság gazdasági tevékenysége érdekében történt. A cégautó magáncélú használata miatt tételes adót kell fizetni, kivéve ha a magánhasználatot az érintett megtérítette. A törvény rögzíti azt a minimumösszeget (az üzemanyag és a futott kilométerenkénti 3 forintos átalány), amelynek megfizetésével elkerülhető a cégautó utáni adófizetési kötelezettség.
Külföldi kiküldetés
A külföldi kiküldetéssel, munkavégzéssel összefüggésben a következő költségek merülhetnek fel a társaságoknál, amelyekre eltérő adózási szabályokat kell alkalmazni: egyrészt az utazással, szállással kapcsolatos kiadások, másrészt a kiküldött alkalmazott, tag, megbízott magánszemély napidíja, végül a munkavégzés során felmerülő egyéb kiadások.
Utazás, szállás
Ha a kiküldetés a cég gazdasági tevékenysége érdekében vált szükségessé, az utazás költségei a társaság ráfordításai között szerepelnek. A kiküldöttnél a költségtérítés – főszabályként – akkor sem tekinthető bevételnek, ha a cég az utazást a magánszemély bevonásával finanszírozza. A repülő-, a vonat- vagy autóbuszjegy számviteli elszámolása a társaság nevére szóló számla alapján történik. Ha a kiküldött a cég autójával utazik külföldre, a felmerült üzemanyagköltséget számlával kell igazolni. Más költségelszámolási szabályok érvényesülnek akkor, ha a magánszemély saját autóját használja a kiküldetés során. A költségeket az adott utazáshoz kötődően esetenként vagy havi átalány formájában lehet megtéríteni. Azt, hogy a költségek igazolásához kell-e, lehet-e külföldi benzinszámlát kérni, az a körülmény dönti el, hogy a költségtérítéssel szemben a kiküldött milyen elszámolási módszert választott.
Ha a gépjármű-költségtérítést a konkrét külföldi utazáshoz kapja, választhatja azt a megoldást, hogy az APEH-árral vagy a benzinszámlában feltüntetett árral számol. (A döntés egész negyedévre szól, az összes utazásra ugyanazt a költségtérítési módszert kell alkalmazni.) Amennyiben a külföldi utazás megtérítése címén kapott összeg része a belföldön kapott költségtérítésnek, az üzemanyag-felhasználást – az adott negyedéven belül – a külföldi útszakaszra is a belföldivel azonos módon kell elszámolni.
Ha a külföldi utazás üzleti célú, a szálloda, a lakásbérlet költsége a társaság elismert kiadása. A felmerült kiadásokról a cég nevére szólóan kell a számlát kiállíttatni, a magánszemélynél ezzel összefüggésben bevétel nem keletkezik.
Külföldi napidíj"
A külföldi kiküldetés címén adott összeg – régi szóhasználat szerinti napidíj – a magánszemély adóköteles bevétele, amelynek 30 százaléka – legfeljebb azonban a kiküldetés időtartamára számított, a 168/1995. (XII. 27.) Korm. rendeletben meghatározott öszszeg – igazolás nélkül elszámolható költségként. A fenti rendelet szerint napi 10 USA-dollár a költségtérítés összege, amely 90 napon túli, egybefüggő kintlét esetén a hozzátartozók után naponta további 3 USA-dollárnak megfelelő forintösszeggel növelhető. A 30 százalékos korlát figyelmen kívül hagyásával napi 24 USA-dollár az igazolás nélkül elismert költség összege a nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemélyeknél. Ennek az elszámolási módszernek az alkalmazási feltétele, hogy a kiküldött a gépjármű külföldi üzemeltetéséhez kapcsolódó költségeket számlával, más bizonylattal igazolja. Ezzel egyidejűleg azonban szállás, lakásbérlet címén költségelszámolásra nincs lehetőség.
A külföldi kiküldetéssel összefüggésben fizetett összeg adózása attól függ, hogy az érintett milyen jogcímen szerez jövedelmet. Nem önálló tevékenységből származó jövedelemnek számít, ha a kiküldetést a munkáltató rendeli el. A külszolgálat jövedelme az alkalmazottnál bérjövedelem. A munkaviszonyon kívüli kiküldetés (a társaság tagja, választott tisztségviselője tartózkodik külföldön) jövedelme ellenben egyéb jövedelemnek tekintendő. Ugyancsak egyéb jövedelem, ha az önálló tevékenységet végző magánszemély – egyéni vállalkozó – külföldön bevételszerző tevékenységet végez.
Átmeneti szabályként – utoljára 1999-ben – a költségvetési és önkormányzati forrásból származó kiküldetési bevételnek csak az 50 százaléka után kell adózni. Az 1992. december 15-éig írásban megkötött szerződésen alapuló kiküldetés esetén pedig az 1995-ben hatályos rendelkezések szerinti bevételnek nem minősülő összeg 70 százaléka levonható. A külföldi pénznemben keletkezett jövedelmet a juttatást megelőző hónap 15. napján érvényes, az MNB által közzétett devizaárfolyam figyelembevételével kell forintra átváltani.
Egyéb kiadások
A társaság gazdasági tevékenységével szorosan összefüggő egyéb külföldi kiadásokra a belföldi elszámolás szabályait kell alkalmazni. Az egyéb kiadások (reprezentáció, telefonköltség, gépkocsibérlés stb.) fedezetére átadott összeg felhasználását a kiküldött tételesen köteles igazolni. A költségekről a cég nevére szóló számlát kell kérni, amely dologi kiadásként a magánszemélynél nem keletkeztet bevételt.
A külföldi utazás üzleti jellege
A külföldi kiküldetés adózási szabályai kizárólag akkor alkalmazhatók, ha az utazás hivatali, üzleti célja bizonyítható. Bizonyítékul az utazásra vonatkozó dokumentumok, bizonylatok szolgálnak, amelyeket a társaság az elévülési időn belül köteles megőrizni. A szervezést, a reklámot, a hirdetést, az útvonalat, az úti célt, a tartózkodási időt, a szakmai és a szabadidőprogramok arányát kell többek között figyelembe venni ahhoz, hogy a külföldi utazás költsége adóalap-korrekció vagy természetbeni juttatás utáni adó megfizetése nélkül elszámolható legyen. Ha megállapítható, hogy a külföldi utazás nem a cég gazdasági tevékenységét szolgálja, a kiküldetésnek a személyi jövedelemadóról és a társasági adóról szóló törvényekben foglalt szankcióit" – adóköteles természetbeni juttatás, adóalap-korrekció – a következők figyelembevételével kell alkalmazni:
- a magánszemélynek adott, személyes célt (is) szolgáló természetbeni juttatások (utazás, szállás, étkeztetés, szabadidős programok stb.) szja-kötelessé válnak, amely után 44 százalék adót kell fizetni,
- az így adózott összeg az adóval együtt elismert költségnek számít,
- a 168/1995. (XII. 27.) Korm. rendelet szerinti, a magánszemély által egyébként igazolás nélkül elszámolható költség (10 USA-dollár/nap), valamint az olyan egyéb (dologi) kiadások, amelyekről nem sikerült bizonyítani, hogy a munkavégzéshez kapcsolódtak, a társaság adózás előtti eredményét növelik.
