A választás szabadsága

A vállalatvezetők leginkább az optimális gazdálkodás érdekében vagy az adódó alkalom miatt igényelnek szolgáltatásokat külső vállalkozóktól. Minden vállalkozás másként jut a számára szükséges szolgáltatáshoz, de egyetlen dologban megegyeznek. Ez pedig az, hogy a legfontosabb szempont a kiválasztásnál a jó referencia, az ismertség és az ismeretség.

Az, hogy a vállalat az energiaszükségletét hogyan szerzi be, a távközlési kapcsolatát miként oldja meg, döntően még adottság, illetve kényszer kérdése. Az, hogy melyik áram-, illetve gázszolgáltató területén vannak a telephelyek vagy melyik távközlési társaság szolgáltatási területén, meghatározza a szolgáltató kilétét is.

Ma még az úgynevezett nagyszolgáltatók között választási lehetőség sincs, de a távközlésben 2002-től már részben lesz. Az energiaszolgáltatóknak is folyamatosan készülniük kell a piac liberalizálására, ennek beköszöntekor a nagy-, illetve ipari méretű fogyasztóknak nem az esetleges tarifareformra kell majd várniuk, mint most, hanem a jobb és olcsóbb szolgáltató szolgáltatását vehetik majd igénybe.

Kötelező szolgáltatások

Van olyan szolgáltatás, amit a vállalatok nem tudnak kikerülni. Ilyen a pénzügyi, a biztosítási szolgáltatások területe, van ilyen abban az esetben is, ha a vállalat alkalmazásában nincs megfelelő jogosítvánnyal rendelkező személy. Ha nincs ügyvéd a cégnél, peres, illetve cégbírósági ügyekben már ügyvédi irodához kell fordulni, ha nincs munkavédelmi felelős, akkor szintén szolgáltatót kell keresni.

Nincsenek könnyű helyzetben azok, akik valamely tevékenységet külső céggel végeztetnének. Ha az ismerős cégek körében nincs az adott területen jártas vállalkozó, akkor egyrészt túl bő listáról kénytelenek válogatni, másrészt nehezen tudnak meggyőződni arról, hogy az adott feladat elvégzésére alkalmas-e a kiválasztott személy, illetve cég.

A valaha volt nagy állami vállalatoknál minden feladatra volt ember és eszköz, bár a korszerűbb gazdálkodás érdekében csak az ésszerűség mértékéig. A Dunai Vasműnek, a Magyar Alumíniumipari Trösztnek, a Borsodi Acélkombinátnak vagy a Vegyipari Trösztnek nem volt gondja a szállítás, a címkézés, a bérszámfejtés vagy az üdültetés és sport, mert a vállalaton belül mindenre volt ember, és adottak voltak a feltételek. Néhány feladatot ugyan akkor sem végezhettek cégen belül. Például pénzügyi és biztosítási tevékenységet és export-importot sem, mindaddig, míg külkereskedelmi jogot nem szereztek. Választási lehetőség a szolgáltatók között viszont nem volt, lévén egy bank, egy biztosító és a termékcsoportot illetően egy külkereskedelmi cég.

A szolgáltatás költségtakarékosabb

A gazdasági átalakulás rákényszerítette a gazdasági társasággá alakult vállalatokat, hogy a költségek csökkentése, a hatékonyság növelése érdekében csak arra a tevékenységre koncentráljanak, amely nyereséget hoz számukra.

Így el kellett küldeni a portást, a kertészt, a karbantartót, az adminisztrációról a tűz- és munkavédelmi felelőst, ugyanakkor helyettük megfelelő szolgáltatásokat kellett, illetve kell igénybe venni. Sok esetben ezek a szolgáltatók a vállalat alkalmazottai voltak, de vállalkozóként már hatékonyabbak, mint voltak korábbi munkahelyükön. De a változások lehetőséget adtak arra is, hogy a menedzsment a vállalat számára legelőnyösebb, legoptimálisabb szolgáltatást vegye igénybe még a pénzügyek és a biztosítás terén is. Egy biztos, ők legalább tisztában vannak azzal, mi mindenre kell ügyelniük.

De mi van, ha valaki vállalatot akar alapítani? Mondhatni, baj. Teljes körű tájékoztatást ugyanis arról, milyen feltételek között, mire lehet szükség egy hazai vállalkozásban, sehol nem lehet találni, sehol nem lehet kapni. Az érdekérvényesítő, illetve a szakmai szervezetek ugyan nyújtanak szolgáltatást vállalatalapításhoz is, de arra nincs garancia, hogy felhívnák a vállalatirányítók figyelmét például a környezet-, tűz- és munkavédelmi felelős, illetve ilyen szolgáltatás igénybevételének szükségességére. Esetleg arra, hogy bizonyos munkakörökben alkalmassági vizsgálat kötelező, amit az üzemorvos, vagy az újabb nevén foglalkoztatási orvosi szolgálat végez el. Arról nem is beszélve, talán ilyen szolgáltatót nem is tudnak ajánlani ezek a szervezetek. Az pedig már jelentős többletköltséggel jár, ha az ellenőrzés nyomán kiszabott bírságot is meg kell fizetni.

A szövetségek segítenek

A megkérdezett szervezetek és szövetségek a tagsági díj ellenében jogi, gazdasági tanácsadást nyújtanak, és a meglévő szakapparátus a szükséges procedúrát is végigviszi, de azt már természetesen díjazás ellenében. Minden szövetség, szervezet állítja: az ő szakapparátusuk végzi el a legolcsóbban az igényelt szolgáltatást. Annyiban ez biztosan igaz, hogy általában együttműködési keretmegállapodás rögzíti az árkedvezményt, csak a kérdés az, mihez képest.

Szolgáltatási bróker

Szolgáltatási brókercégről, azaz olyan vállalkozóról, amelyik abból élne, hogy a legmegfelelőbb szolgáltatást a legmegfelelőbb helyre juttatja el, viszont sehol senki nem tud. Így állítható, hogy senki nem térképezte még fel, hogy mik a vállalkozói igények, mire, milyen gyakorisággal lenne megbízás és milyen feltételekkel, azaz közvetíthetne a szolgáltatásokat igénylő cégek és az erre vállalkozó vállalkozók között.

Az erős árverseny miatt szolgáltatói árlistát kevesen tesznek közzé, üzleti titokként kezelve azt. Így már az is munka- és energiaigényes feladat, hogy az árakról képet alkothasson a megrendelő.

Ezek a szervezetek valóban a legátfogóbb szolgáltatást nyújtják, de mivel ezek nem igazán személyre szabottak, nem is mindig megfelelőek. Így nem a szakapparátus segít a vállalatoknak, hanem a vállalatok saját magukon, amennyiben kihasználják a szakmai, érdekérvényesítő szervezetek üzletember-találkozói, szakmai fórumai által kínált lehetőséget a személyes kapcsolatok építésére és fenntartására, a fontos információk megszerzésére. Általános a vélemény, hogy a szolgáltatók kiválasztásában nem feltétlenül a legalacsonyabb ár, hanem a legjobb szakmai referencia a döntő szempont, így az illetékes terület felelősei valójában a személyes kapcsolatok révén választják ki azokat.

Bizalom és referencia

A vállalatok és a szolgáltatók közötti kapcsolat nemcsak üzleti, hanem bizalmi kérdés is. Különösen érvényes ez a pénzügyi szolgáltatásokra, az őrző-védő és portaszolgálatra, valamint a könyvvizsgálatra. De bizalmi kérdés a fejvadász megbízása is. Bizonyos értelemben a vállalat vezetése kiszolgáltatott a menedzser- és a munkaközvetítőnek is. Lehet ugyan pályáztatni az állást, de a topmenedzserek közvetítése a versenyszférában ennél magasabb szinten folyik. Az sem mindegy, hogy egy-egy sürgős munka elvégzésére a munkaközvetítő milyen munkaerőt küld, hiszen ezen múlhat a megrendelés teljesítése.

A jó könyvvizsgáló nemcsak a pénzügyi év zárásakor aktív, hanem év közben is konzultál a menedzsmenttel a hatékonyabb pénzügyi gazdálkodás érdekében.

A jó pénzügyi tanácsadó nemcsak a szabad pénzek felhasználására tesz ajánlatot, hanem segíti a vállalatvezetést abban is, hogy a legjobb kondíciókat találják meg a pénzügyi források megteremtéséhez.

A szolgáltatások választéka

Vélhetően nem kis feladatot jelent a vállalatvezetésnek megtalálni a legmegfelelőbb szolgáltatót. Lehet, hogy a köreiben jó referenciával rendelkezőkön kívül jobbat is találhatna, ha tudná, hol keresse. Nem biztos, hogy a szakmai körökben ajánlott és kiválasztott PR-cég például pont azt az újságírói kört ismeri, hívja meg a tájékoztatóra, amelyik megfelelő a szándékolt közlés továbbadására.

Előfordul, hogy egy sajtótájékoztatón, amelyen nem a témában jártas újságírókat látja a megrendelő, mert a PR-szakemberek nem gondoltak arra, hogy a képviselt cég tevékenységének két aspektusa is van, például gyógyszerforgalmazás és egészségügy, ezért se ezt, se azt a kört nem tudták "megfogni". Persze a céget már jól megismerő PR-cégeket a megbízók megtartják, értékelve azt, hogy a megfelelő csatornákat találják meg a tájékoztatáshoz. Ez azt is mutatja, a személyes kapcsolatokon, a jó referencián kívül a megbízó szakmájában való jártasság megszerzéséhez is időt kell hagyni, hogy hatékony legyen az együttműködés.

A lehetséges szolgáltatások teljes felsorolása lehetetlen, de némi áttekintést talán adnak az alábbiak.

Szinte minden vállalkozásnak szüksége lehet munkaközvetítőre, fejvadászra és az alkalmazandók alkalmassági vizsgálatára. A lehetséges balesetek megelőzésére, a munkahelyi egészségügyi ártalmak ellenőrzésére mai nevén foglalkoztatási egészségügyi szolgálat van a korábbi üzemorvos helyett. Ha nincs "üzemorvos" az állományban, a szolgálathoz tartozó orvos vállalkozásban látja el ezt a feladatot. Megkerülni a szolgálatot nemigen lehet, hiszen az ÁNTSZ-ek, a megyei tisztiorvosi szolgálat rendszeresen ellenőrzi, betartják-e a munka-egészségügyi előírásokat. Hiába akkor a költségek csökkentésére való törekvés, bírság formájában még többletkiadást is jelent.

A vagyon- és értékvédelemhez tetszőlegesen őrző-védő, illetve pénzszállító szolgáltatást vesz igénybe a vállalkozás. A banki szolgáltatások közül nemcsak a pénzmozgással és számlarendezéssel, hitelezéssel és más pénzügyi forrásteremtéssel kapcsolatos tevékenységekről van szó, hanem értékmegőrző fiókról, például széfbérletről is.

Nem érdemes még a nagyobb cégeknél sem takarító és karbantartó személyzetet tartani, ezzel kifejezetten ezzel foglalkozó cégeket bíznak meg, a volt állami vállalatok nagy részénél még a korábbi alkalmazottak vállalkozásait.

Bizalmi szolgáltatás

Van néhány igazán bizalmi szolgáltatás. Ilyen többek között a számítástechnikai hardver és szoftver karbantartása, szervizelése, hiszen a hardveres vagy szoftveres gyakorlatilag a teljes adatbázishoz hozzáférhet, ha akar. A piacon rengeteg szereplő van, kiválasztásuk nem egyszerű feladat, különösen ha tekintetbe vesszük, nemcsak a számítógépben, nemcsak a programban, hanem az adatátviteli rendszerben is lehet a hiba. Ehhez a témához kapcsolódnak az adatbázisokból nyert szolgáltatások, de ehhez is meg kell találni a "testre szabott" adatforgalmazót. A szolgáltatás díjára fordított költség csak akkor "jön be", ha rövid idő alatt, nagy találati pontossággal szerzik meg a információt, és azt jól fel is tudják használni.

A reklám, a piackutatás és a PR-tevékenység elengedhetetlen a sikeres piaci szerepléshez. Többek között ezek a nagy költséget igénylő tevékenységek, ezért a legtöbb helyen a marketingigazgatóság erre specializálódott vállalkozónak adja ki ezt a munkát is. Ki gondolna arra, hogy maga szervezzen kiállítást vagy vásárt. Ezt is erre hivatott cégekre bízzák a vállalatvezetők.

A piacra jutást segíti ma már a minőségbiztosítás és a minőség-ellenőrzés. A különböző minőségi auditot nemcsak egy alkalommal, hanem rendszeresen végzik. Ezek azok a szolgáltatók, akiket a megbízók nem túl gyakran cserélgetnek, igaz, belőlük viszonylag kevés a nemzetközileg elismert auditor, ami a legfontosabb szempont a kiválasztásnál.

A kereskedőnek például szüksége lehet a pénztárgép és a bankkártya-leolvasó szervizelésére, valamint vonalkód-szolgáltatóra is. A bankkártya-leolvasók jó részét a bankok adják bérbe, ezért a javítását, karbantartását is azok végeztetik el.

A nagy bolthálózattal rendelkező kereskedők többnyire dekorációs részleget is üzemeltetnek, de kirakatrendező, dekorációs szolgáltatást is igénybe vehetnek.

A külkereskedelmi tevékenységhez sem feltétlenül kell például vámügyintézőt alkalmazni. A munkát elvégzik az erre szakosodott vállalkozások, amelyek többnyire vámudvart üzemeltetnek, és a vámeljárást teljes egészében elvégzik.

Ha veszélyes hulladék is keletkezik a vállalatnál, annak kezelése és elszállítása nagyobb körültekintést igényel, mint az egyszerű szemétszállítás. Könynyen nehéz helyzetbe kerülhet a cég, ha a megbízott szolgáltató a veszélyes hulladékot nem szakszerűen szállítja vagy rakodja le.

Szolgáltatás a legjobb áron

Számos szociális ellátást is szolgáltatóra bízhat a menedzsment. Nem kell fenntartani az esetleges veszteséges üzemi konyhát, nem kell üdülőt, sportpályát üzemeltetni. Egyszerűen csak meg kell venni a szolgáltatást, és természetesen nem szabad elfeledkezni arról, hogy a szociális juttatást bizonyos értéken felül személyi jövedelemadó és társadalombiztosítási járulék is terheli.

Szükség lehet még üzemi lapra és azok vagy más kiadványok nyomtatására és terjesztésére is. Alkalmanként futárszolgálatot is hívni kell, bár az elektronikus irattovábbítás idején ez legfeljebb csak speciális esetekben szükséges.

A kérdés az, mi a legjobb ár a szolgáltatások területén, ha egyszer nincs árlista. A szolgáltatók attól tartanak, hogy az ár ismeretében a konkurencia "alákínál", ezért nem közlik azokat.

Az ár a szolgáltatások döntő részében már kínálati, ezért erre is érvényes az, ami bármi másra a piacon: az a jó ár, amit megadnak érte. De menynyit érdemes?

A reklámcégek például ajánlott tarifa alapján dolgoznak, de maguk sem csinálnak titkot abból, hogy nem mindig tartják magukat saját díjszabásukhoz. A nagy és rendszeres megrendelőnek engedményt adnak, holt szezonban vagy "beetetés esetén" szintén nyomottabb árakat használnak.

Nem egyszerű a bank vagy bankok kiválasztása. A cég nagyságától függetlenül általában több bankot is választ a menedzsment. Egyrészt nem minden bank nyújtja az igényelt szolgáltatást, másrészt a különböző szolgáltatások az egyik banknál többe, a másiknál kevesebbe kerülnek. A pozitív cash flow-val dolgozók pedig terelgetik átmeneti szabad pénzeszközeiket a különböző pénzintézetek között, aszerint, hol fialnak jobban. Az eligazodáshoz azonban kevés a kapaszkodó, bár a befektetési szolgáltatók most már közölnek az Interneten olyan adatokat is, mely pénzintézetnél legjobbak a kondíciók a számlavezetéshez, a betéthez, a hitelhez és így tovább.

Ugyancsak körül kell néznie a biztosítási piacon annak a vállalatvezetőnek, amelyik relatíve kis költséggel akar megfelelő kockázatra biztosítást kötni. Nem nagyon készültek még fel a biztosítók arra, hogy a vállalatoknak a szükséges kockázat mértékéig ajánljanak biztosítási csomagot, és ne ugyanazt kínálják például a gyógyszergyárnak és a gyógyszertárnak is.

Bizonyos cégek, nagy vállalatok, például a tőzsdére bevezetett társaságok nem akárkit bízhatnak meg a könyvvizsgálattal. A Budapesti Értéktőzsde ugyanis előírja számukra, hogy mely auditor cégeket vehetik igénybe. Igaz, ezek listája igen hosszú, így választék van bőven.

A cég, amely számít a szolgáltatókra

A közepes méretű vállalkozásnak tekinthető Veszprémi Nyomda Részvénytársaság számos szolgáltatást vesz igénybe, hogy az alaptevékenységhez nem kapcsolódó tevékenységek ne terheljék meg túlzottan a társaság költségeit. Az alaptevékenységhez azonban csak egy részterületen veszi igénybe külső cég szolgáltatását a cég – mondta el Erdős András vezérigazgató.

A többi tevékenységre szolgáltatóval kötnek szerződést, ez ugyanis kisebb költséget jelent, mint az alkalmazottak bérterhei és a lekötött eszközök. A szociális ellátást is szolgáltatókra bízta a cég, de ezeknél a juttatásoknál az egyéb terheket is megfizetik, magyarázta a vezérigazgató.

A fóliázáshoz és a borítóbekötéshez állandó partnerük van, bár a szerződést egy évre kötik, és évente újítják meg, amikor természetesen felülvizsgálják az árakat is.

Csak szakmai referenciával

A szakmai partnereket csak és kizárólag a szakmában megszerzett referencia alapján választják ki. Figyelik ugyan a hirdetéseket is, de szakmabeli ajánlása kisebb kockázatot jelent, mint egy újságból kiválasztott ismeretlennel szerződést kötni. A megkövetelt színvonal mindennél fontosabb, ezért elsősorban más nyomdák ajánlását veszik figyelembe. A szakmai körökben kivívott jó megítélés még az árnál is fontosabb, mert a minőség az elsődleges szempont, az ár és a szállítás már megegyezés kérdése. Ha a fóliázással nem elégedett a cég, természetesen tovább kutat megfelelő vállalkozó után, de csak nyomdaipari körökben.

Ha magadnak drágább

Számos olyan szolgáltatásra is igényt tart a cég, mondta a vezérigazgató, amelyet maguk is elvégezhetnének, de túl nagy eszközlekötést, vagy más jellegű, például bérköltséget jelentene. Ezért csúcsidőszakokban a helyi diákmunka-közvetítőhöz fordulnak. Veszprémben, mint egyetemi városban, sok alkalmi munkát vállaló diák él. Bár a városban már két diákmunka-közvetítő is van, a szerződés megkötésekor még csak egy volt, így annál tartanak ki. A konkurencia megjelenése után sem volt érdemes váltani, hiszen a munkaerőt mindkét cég egy helyről toborozza. A diákmunkásokra akkor van szükség, ha szűk a határidő és a műszakpótlék, a túlóra költsége az alkalmazottaknál túl magas lenne. Ez nem jelenti azt, hogy a nyomda saját dolgozóin takarítja meg a túlóradíjat. Számukra inkább azokat a munkákat tartják fenn, amelyeknek költségei elviselhetőbbek a vállalat számára.

Nem csak saját autóval

A nyomdának nem éri meg saját járműparkban lekötni másra fordítható eszközeit, ezért helyi szállítmányozási céggel kötöttek szerződést. Sok megrendelő a fuvart is igényli a nyomdától, ezért a szerződött szállítmányozó éves szerződés alapján végzi ezt a munkát. Éppen ezért a szállítási vállalkozó rugalmas, ha sürgős megrendelés van, minden körülmények között biztosítja a fuvart.

Nem éri meg a nyomda számára például az sem, hogy külön vámügyintézőt alkalmazzon. Állandó partnerük egy vámudvart működtető vállalkozás. Olcsóbb, egyszerűbb és esetenként gyorsabb is, mint ha erre kiképzett dolgozót alkalmaznának. Ugyancsak nem érdemes magasan kvalifikált, magas bérköltséget igénylő rendszergazdát alkalmazni a számítógépes hálózat karbantartására. Előrelátóan a nyomda olyan számítástechnikai céggel kötött szerződést, amelyik vállalta azt, hogy a tervezett vállalati integrált rendszer megvalósítása esetén is ellátja a szervizelést és a szoftverfelügyeletet.

Különös körültekintést igényelt az őrző-védő szolgálat kiválasztása. A régióban három-négy ilyen vállalkozás van. Ôk látják el a portaszolgálatot, és a telefonközpontot is az ő alkalmazottjuk kezeli. Ez a feladat abszolút bizalmi kérdés a vállalkozás számára, hiszen a cég gyakorlatilag a teljes vagyonát az őrző-védő szolgálatra bízza. A Veszprémi Nyomda pályázaton találta meg a számára legmegfelelőbb partnert, akivel szerződésben kötötték ki azt is, hogy a szolgálat, az esetleges kár megtérítésére külön biztosítást köt. Ez nem jelenti azt, hogy a cégnek ne lenne teljes körű vagyonbiztosítása. Biztosítási brókerre nem volt szükségük, mert a nyomdászszakszervezet szervezte kedvező biztosítási konstrukciót vették igénybe.

Az előadók helyett szolgáltatók

Környezet-, tűz- és munkavédelmi előadó helyett szolgáltató végzi ezt a tevékenységet. Ezen a piacon többnyire a szolgáltatók ajánlják magukat, erős a verseny közöttük, de ez esetben is közös érdek a tartós és jó kapcsolat a szolgáltató és a megbízó között.

A szociális ellátást sem házon belül oldják meg. A vállalat melegítőkonyhát tart fenn, és a kedvezményes étkeztetéshez egy közeli étteremből rendelik az ebédet. Az üdültetéshez pedig a Hunguesttől vettek üdülési jegyeket. Így ezen a nyáron például 26 alkalmazott családja üdült a nyomda támogatásával.

Az üzemorvosi, vagy új nevén a foglalkoztatási egészségügyi szolgálatot egy veszprémi egészségügyi vállalkozás nyújtja. Az üzemorvosi szolgáltatásra pályázatot írt ki a vállalat, ezen választották ki a megfelelő egészségügyi vállalkozást.

Bár nem kötelező, de a nyomda számára adottság, hogy az energiát a telephelyhez közeli lakótelep fűtőműjéből vásárolja.

Kötelező viszont a könyvvizsgáló, és elkerülhetetlen a bankszolgáltatás igénybevétele. A könyvvizsgáló és a menedzsment között a kapcsolat a bizalomra épül. A jó auditor év közben is folyamatosan jelzéseket ad a vállalatvezetésnek arról, mit fogad el és mit kifogásol.

Azt a Veszprémi Nyomda Rt. vezérigazgatója megerősítette, hogy bizonyos tevékenységekre kiválasztott partnerek és a vállalat menedzsmentje közötti jó munkakapcsolat elengedhetetlen feltétele az együttműködésnek. Ezek a szolgáltatók nemcsak a tevékenységükkel, hanem tanácsaikkal, folyamatos jelenlétükkel, független szemléletükkel is segítik a menedzsment munkáját.